Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als betroffener Person einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer Homepage und unseres Softwareprodukts OPTICON.SITE sowie über Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

Eine Nutzung unserer Homepage (web.opticon.site) ist grundsätzlich ohne Eingabe personenbezogener Daten möglich. Sofern Sie besondere Services unseres Unternehmens anfragen, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich sein.

Die Nutzung von OPTICON.SITE ist regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden. OPTICON.SITE handelt dabei nicht einheitlich in nur einer datenschutzrechtlichen Rolle. Für projektunabhängige Plattform- und Accountverarbeitungen ist die OPTICON.SITE GmbH allein verantwortlich. Für projektbezogene Verarbeitungen im Geltungsbereich einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO sind die OPTICON.SITE GmbH und der jeweilige Kunde gemeinsam verantwortlich. Nur für klar abgrenzbare Verarbeitungsvorgänge, die ausschließlich im Auftrag und nach Weisung eines Verantwortlichen erfolgen, kann ergänzend eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen.

Art. 26 DSGVO ist keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen ergeben sich aus den nachfolgenden Angaben und den ergänzenden projektbezogenen Datenschutzinformationen des jeweiligen Kunden.

Wir haben zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über unsere Homepage und OPTICON.SITE verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Ein absoluter Schutz internetbasierter Datenübertragungen kann dennoch nicht gewährleistet werden.

2. Verantwortlicher und gemeinsam Verantwortliche

Für die projektunabhängigen, eigenständig verantworteten Verarbeitungen ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

OPTICON.SITE GmbH
Geschäfts-, Post- und Kontaktanschrift: Petrinistraße 14-16, 97080 Würzburg, Deutschland
Sitz der Gesellschaft nach aktuellem Registerstand: Schumannstraße 27, 60325 Frankfurt am Main
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 138663
E-Mail: support@opticon.site

Bei projektbezogenen Verarbeitungen im Geltungsbereich einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO sind die OPTICON.SITE GmbH und der jeweilige Kunde gemeinsam Verantwortliche. Der jeweilige Kunde ist das Unternehmen, dem das betreffende Projekt bzw. der betreffende Auftrag auf OPTICON.SITE zugeordnet ist. Seine Identität und Kontaktdaten ergeben sich aus der Projekteinsicht, der Auftragseinladung, den Unternehmensinformationen bzw. den ergänzenden Projekt- oder Baustelleninformationen. Falls diese Informationen im Einzelfall nicht zugänglich sind, teilen wir Ihnen den gemeinsam verantwortlichen Kunden über support@opticon.site mit.

3. Datenschutzbeauftragter und zentrale Anlaufstelle

Den externen Datenschutzbeauftragten der OPTICON.SITE GmbH erreichen Sie direkt:

Tim Schabio
externer Datenschutzbeauftragter
Datenschutz Ruhr GmbH
Hauptstr. 2
45219 Essen
Telefon: +49 201 890 66 123
E-Mail: schabio@datenschutz-ruhr.de
Web: https://www.datenschutz-ruhr.de

Alternativ können Sie sich über support@opticon.site mit dem Betreff „Datenschutzbeauftragter“ an uns wenden; Ihre Anfrage wird an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet.

Für Anfragen zu Betroffenenrechten im gemeinsam verantworteten Bereich dient support@opticon.site zugleich als zentrale Koordinationsstelle. Sie können Ihre Rechte unabhängig davon sowohl unmittelbar gegenüber dem jeweiligen Kunden als auch gegenüber OPTICON.SITE geltend machen.

4. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

4.1 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

4.2 Betroffene Person

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von einem allein oder gemeinsam Verantwortlichen verarbeitet werden.

4.3 Verarbeitung

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

4.4 Einschränkung der Verarbeitung

Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

4.5 Profiling

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

4.6 Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

4.7 Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

4.8 Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.

4.9 Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

4.10 Einwilligung

Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass Sie mit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

4.11 Gemeinsam Verantwortliche

Gemeinsam Verantwortliche sind zwei oder mehr Verantwortliche, die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung gemeinsam festlegen. Sie bestimmen transparent ihre jeweiligen Aufgaben zur Erfüllung der DSGVO. Betroffene Personen können ihre Rechte ungeachtet dieser internen Aufgabenverteilung gegenüber jedem gemeinsam Verantwortlichen geltend machen.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn Sie ein Kunde unseres Unternehmens sind (Erwägungsgrund 47 Satz 2 DSGVO).

Art. 26 DSGVO regelt die Verantwortungszuordnung, stellt aber keine eigenständige Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung dar. Die konkreten Grundlagen für die Plattform- und Projektverarbeitung sind insbesondere in Ziffer 7.3 beschrieben.

6. Empfänger und Übermittlung von Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben oder zugänglich gemacht, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt.

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

  • der jeweilige gemeinsam verantwortliche Kunde und die von ihm berechtigten Projektrollen,
  • Unternehmen und Personen, die aufgrund ihrer Rolle an dem jeweiligen Projekt beteiligt und für den konkreten Zweck zugriffsberechtigt sind, insbesondere Arbeitgeber, Nachunternehmen, Bauleitung, Baulogistik, Sicherheits- und Empfangsdienste,
  • von OPTICON.SITE oder dem Kunden eingesetzte, vertraglich gebundene Dienstleister und Auftragsverarbeiter, insbesondere für Hosting, IT-Betrieb, Support, Kommunikation und E-Mail-Versand,
  • zuständige Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit ist keine „Weitergabe an einen Dritten“ im Sinne einer beliebigen Offenlegung, sondern beschreibt die gemeinsam festgelegte projektbezogene Verarbeitung durch OPTICON.SITE und den jeweiligen Kunden. Außerhalb dieses Bereichs verarbeitet jede Partei Daten nur in ihrem eigenen Verantwortungsbereich und auf einer hierfür geltenden Rechtsgrundlage.

Die Plattformverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR. Soweit ein Dienstleister oder dessen Konzernunternehmen einen Drittlandbezug aufweist, erfolgt eine Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln.

7. Technik

7.1 SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen, Login-Daten oder Kontaktanfragen, die Sie an uns als Betreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass in der Adresszeile des Browsers statt einem „http://“ ein „https://“ steht und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wir setzen diese Technologie ein, um Ihre übermittelten Daten zu schützen.

7.2 Datenerfassung beim Besuch unserer Homepage und des Softwareprodukts OPTICON.SITE

Bei der lediglich informatorischen Nutzung unserer Websites, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (in sog. „Server-Logfiles“). Unsere Internetseiten erfassen mit jedem Aufruf einer Seite durch Sie oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können die

  • verwendeten Browsertypen und Versionen,
  • das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem,
  • die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer),
  • die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden,
  • das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite,
  • eine gekürzte Internet-Protokoll-Adresse (anonymisierte IP-Adresse),
  • der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf Ihre Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um

  • die Inhalte unserer Homepage korrekt auszuliefern,
  • die Inhalte unserer Homepage sowie die Werbung für diese zu optimieren,
  • die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Homepage zu gewährleisten sowie
  • um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Diese erhobenen Daten und Informationen werden durch uns daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.

7.3 Datenerfassung und Verantwortlichkeit bei der Nutzung von OPTICON.SITE

7.3.1 Abgrenzung der Verantwortungsbereiche

Alleinige Verantwortlichkeit von OPTICON.SITE. OPTICON.SITE ist allein verantwortlich für projektunabhängige Registrierungen von Nutzern und Unternehmen, die technische Anlage und eigenständige Verwaltung von Nutzer- und Unternehmensaccounts, die Führung projektübergreifender Stammdaten- und Netzwerkstrukturen, den allgemeinen Plattformbetrieb außerhalb konkreter Kundenprojekte sowie die allgemeine Produkt- und Funktionsweiterentwicklung. Dies gilt auch für Datenverarbeitungen aus unmittelbar zwischen OPTICON.SITE und Nutzern, Unternehmen oder sonstigen Dritten bestehenden Vertragsverhältnissen.

Gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem Kunden. Sobald personenbezogene Daten einem Projekt oder einem projektbezogenen Netzwerk eines Kunden im Geltungsbereich einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO zugeordnet und für dessen Zwecke verarbeitet werden, bestimmen der Kunde und OPTICON.SITE Zwecke und wesentliche Mittel dieser Verarbeitung gemeinsam. Dies betrifft je nach aktivierten Modulen insbesondere die Zuordnung von Stammdaten zu Projekten, Zutritts- und Anwesenheitsdokumentation, Baustellenlogistik, projektbezogene Legitimations- und Complianceprozesse, Sicherheits- und Zugangskontrollen sowie weitere dem Projekt zugeordnete Anwendungsdaten.

Werden Daten zunächst projektunabhängig erfasst, ist OPTICON.SITE hierfür allein verantwortlich. Die gemeinsame Verantwortlichkeit beginnt erst mit der projekt- oder netzwerkbezogenen Zuordnung und Verarbeitung für den jeweiligen Kunden. Nach wirksamer Beendigung der projektbezogenen Zuordnung endet die gemeinsame Verantwortlichkeit für diesen Verarbeitungsvorgang. Eine hiervon getrennte weitere Verarbeitung durch OPTICON.SITE ist nur zulässig, wenn hierfür ein eigenständiger Zweck und eine eigene Rechtsgrundlage bestehen.

7.3.2 Wesentliche Inhalte der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO

Die Verantwortlichkeiten sind im Wesentlichen wie folgt verteilt:

  • Der Kunde verantwortet seinen Wirkbereich „Projekt“. Dazu gehören insbesondere die Projekt- und Netzwerkanlage aus seiner Sphäre, die projektbezogene Dateneingabe, das Auslösen von Einladungen an Nachunternehmen, die Auswahl und Aktivierung von Einsatzszenarien und Modulen, die Information zu kundenspezifischen Projektumständen sowie die Prüfung der ihm bereitgestellten Reports und Archivdaten.
  • OPTICON.SITE verantwortet die technische Bereitstellung und den sicheren Betrieb der SaaS-Plattform und Infrastruktur, die technische Verarbeitung, Zuordnung und Bereitstellung der projektbezogenen Daten, die Umsetzung und Dokumentation geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die Bereitstellung von Schnittstellen, Logs und Reports sowie die zentrale Koordination von Betroffenenanfragen.
  • Beide Parteien bestimmen für den gemeinsam verantworteten Bereich die Zwecke und wesentlichen Mittel gemeinsam, stellen eine gültige Rechtsgrundlage sicher, legen die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen sowie Lösch- und Sperrfristen einvernehmlich fest und unterstützen sich bei der Erfüllung der DSGVO-Pflichten.

OPTICON.SITE stellt die zentrale Plattform-Datenschutzerklärung bereit. Der Kunde liefert die aus seiner Sphäre erforderlichen Informationen zu und kann ergänzende Projekt- oder Baustelleninformationen hinterlegen. Diese Aufgabenverteilung beschränkt Ihre Rechte nicht.

7.3.3 Herkunft und Kategorien der Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir insbesondere:

  • direkt von Ihnen bei Registrierung, Eingabe, Upload oder Nutzung,
  • von dem jeweiligen Kunden, Ihrem Arbeitgeber, einem beauftragenden Unternehmen oder einem anderen am Projekt beteiligten Unternehmen,
  • aus Projekt- und Auftragseinladungen sowie aus zulässig angebundenen Schnittstellen,
  • aus technischen Zutritts-, Anwesenheits-, System- und Protokollereignissen.

Je nach Projekt, Rolle und aktiviertem Modul können insbesondere folgende Kategorien verarbeitet werden:

  • Nutzer- und Mitarbeiterstammdaten, Kontakt- und Adressdaten, Sprache, Nationalität, Profilbild, Rollen, Qualifikationen und Projektzuordnungen,
  • Nutzer-, Unternehmens- und Accountdaten sowie projektübergreifende Stamm- und Netzwerkdaten,
  • Projekt-, Auftrags-, Nachunternehmer-, Besucher-, Fahrzeug-, Zutrittskarten- und Berechtigungsdaten,
  • technische Zutritts- und Anwesenheitsereignisse einschließlich Zeitstempeln und Zugangspunkten,
  • Legitimations-, Aufenthalts-, Arbeitsberechtigungs-, Versicherungs-, Entsende-, Mindestlohn- und sonstige Compliance- und Nachweisdaten einschließlich hochgeladener Dokumente, Status- und Prüfinformationen,
  • Unternehmens-, Präqualifizierungs-, Register-, Steuer-, Versicherungs- und Unbedenklichkeitsnachweise,
  • Logistikdaten zu Transporten, Flächen, Ressourcen, Material, Lieferanten und Kontaktpersonen,
  • technische Nutzungs-, Sicherheits-, Kommunikations-, Support- und Protokolldaten.

7.3.4 Zwecke

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten je nach Projekt, Auftrag, Rolle und aktiviertem Modul sind insbesondere:

  • Verarbeitung von Nutzer-, Unternehmens-, Mitarbeiter-, Projekt-, Auftrags- und Dokumentendaten zur digitalen Organisation, Zuordnung, Prüfung und Dokumentation von Projektbeteiligten und erforderlichen Nachweisen.

  • Vergabe und Steuerung von Zutrittsrechten und Zufahrten, Legitimations- und Berechtigungsprüfung, Protokollierung technischer Zutritts- und Anwesenheitsereignisse, Durchsetzung des Hausrechts sowie Unterstützung einer sicheren und nachvollziehbaren Baustellenorganisation.

  • Projektbezogene Erfassung und Bereitstellung von Anwesenheits- und Zeitereignissen, soweit das Modul aktiviert und dies für den konkret ausgewiesenen Zweck erforderlich ist. Ob und in welchem Umfang Auswertungen erfolgen, richtet sich nach der Projektkonfiguration und der ergänzenden Projektinformation. Eine verdeckte Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

  • Organisation und Optimierung von Transporten, Anlieferungen, Zufahrten, Flächen, Zonen, Ressourcen und Materialbewegungen im Projekt.

  • Erfassung, Verwaltung, Prüfung und Bereitstellung erforderlicher Nachweise, Statusinformationen und Freigaben zur Unterstützung rechtmäßiger, sicherer und nachvollziehbarer Projektabläufe.

7.3.5 Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen

Je nach Verarbeitungsvorgang gelten insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit der jeweils Verantwortliche einer konkreten gesetzlichen Pflicht unterliegt,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen von OPTICON.SITE, des Kunden oder weiterer Projektbeteiligter, insbesondere an sicherer und geordneter Baustellenorganisation, Zutrittssteuerung, Durchsetzung des Hausrechts, Verhinderung unberechtigter Zugriffe, IT- und Systemsicherheit, nachvollziehbarer Dokumentation, Prozessoptimierung sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn für einen freiwilligen, klar abgegrenzten Zweck ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

Welche Rechtsgrundlage im konkreten Projekt einschlägig ist, hängt von Zweck, Rolle, Projektkonfiguration und Verantwortungsbereich ab. Maßgeblich sind die in der jeweiligen Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit und in ergänzenden Projekt- oder Baustelleninformationen dokumentierten Rechtsgrundlagen und Zwecke.

7.3.6 Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Daten kann für Registrierung und Vertragsdurchführung, für die Teilnahme an einem Projekt, für gesetzliche oder vertragliche Nachweisprozesse oder für die Gewährung eines Zutritts erforderlich sein. Werden erforderliche Angaben oder Nachweise nicht bereitgestellt, können einzelne Funktionen, Projektzuordnungen, Prüfungen oder Zutrittsberechtigungen nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden. Eine gesetzliche Pflicht besteht nur, soweit für den konkreten Verarbeitungsvorgang tatsächlich eine einschlägige Rechtsvorschrift gilt.

7.3.7 Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Im beschriebenen Plattform- und Projektbetrieb findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO statt. Ein Profiling zur Bewertung der Arbeitsleistung oder des Verhaltens findet nicht statt. Soweit künftig ein hiervon abweichender Anwendungsfall eingeführt wird, erfolgt vor dessen Nutzung eine gesonderte Information und, soweit erforderlich, die Einholung einer wirksamen Rechtsgrundlage.

8. Cookies

8.1 Allgemeines zu Cookies

Wir setzen auf unseren Internetseiten Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem IT-System (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seiten besuchen.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seiten erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Webseiten statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seiten automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

8.2 Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies

Für Cookies und vergleichbare Technologien, die unbedingt erforderlich sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, ist eine Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Internet- und Plattformangebot.

Für alle anderen Cookies und vergleichbaren Technologien holen wir vor der Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder dem Zugriff auf dort gespeicherte Informationen über unser Opt-in-Cookie-Banner Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG ein. Soweit anschließend personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die bereitgestellten Cookie-Einstellungen widerrufen.

9. Inhalte unserer Internetseiten

9.1 Registrierung als Benutzer unseres Produkts OPTICON.SITE

Sie können sich auf OPTICON.SITE unter Angabe personenbezogener Daten registrieren. Welche Daten erhoben werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske.

Für die projektunabhängige Registrierung, technische Anlage und Verwaltung Ihres Nutzer- oder Unternehmensaccounts ist OPTICON.SITE allein verantwortlich. Dabei können insbesondere die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung verarbeitet werden, um Accounts bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Registrierung der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Plattform.

Wird Ihr Account einem Kundenprojekt oder dessen Netzwerk zugeordnet, gelten für die dortige projektbezogene Verarbeitung ergänzend die Regelungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit in Ziffer 7.3.

9.2 Datenverarbeitung bei Eröffnung eines Kundenkontos und zur Vertragsabwicklung in unserem Produkt OPTICON.SITE

Personenbezogene Daten werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet, soweit dies zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist. Welche Daten erhoben werden, ergibt sich aus den jeweiligen Eingabeformularen.

Nach vollständiger Vertragsabwicklung oder Beendigung eines Kundenkontos werden Daten gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, soweit sie nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, berechtigte Zwecke zur Rechtsverteidigung sowie die in Ziffer 15 und 16 beschriebenen Fristen bleiben unberührt. Für projektbezogene Verarbeitungen gelten zusätzlich die Regelungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit in Ziffer 7.3.

9.3 Datenverarbeitung zur Bestellabwicklung via E-Mail, über unser Softwareprodukt OPTICON.SITE oder andere von uns angebotenen digitale Bestellwege bspw. Online-Formulare

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Vertragsabwicklung an das mit der Lieferung beauftragte Transportunternehmen weitergegeben, soweit dies zur Lieferung der Ware erforderlich ist. Ihre Zahlungsdaten geben wir im Rahmen der Zahlungsabwicklung an das beauftragte Kreditinstitut weiter, sofern dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist. Sofern Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, informieren wir hierüber nachstehend explizit. Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.4 Kontaktaufnahme / Kontaktformular von Homepage oder OPTICON.SITE

Bei einer Kontaktaufnahme mit uns, etwa per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens sowie zur damit verbundenen technischen und organisatorischen Administration.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Bearbeitung. Zielt die Kontaktaufnahme auf einen Vertragsabschluss oder die Durchführung eines Vertrags ab, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig. Betrifft Ihre Anfrage eine gemeinsame projektbezogene Verarbeitung, koordinieren wir die Bearbeitung mit dem jeweiligen Kunden nach Maßgabe von Ziffer 7.3 und 14.

Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, fortbestehenden Vertragszwecke oder berechtigten Zwecke zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

9.5 Dienstleistungen / Digitale Güter

Personenbezogene Daten werden an vertraglich gebundene Dienstleister nur übermittelt, soweit dies zur Leistungserbringung, Vertragsabwicklung, zum sicheren Plattformbetrieb oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung erfolgt nur auf einer einschlägigen Rechtsgrundlage. Eine Verwendung zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht ohne eine hierfür erforderliche Einwilligung oder eine andere gesetzliche Erlaubnis.

10. Automatisierter E-Mail-Versand für Newsletter oder Benachrichtigungen der Homepage und des Softwareprodukts OPTICON.SITE

10.1 Newsletterversand an Bestandskunden

Wenn Sie uns Ihre E-Mailadresse beim Kauf von Waren bzw. Dienstleistungen zur Verfügung gestellt haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu ähnlichen Waren bzw. Dienstleistungen, wie den bereits gekauften, aus unserem Sortiment per E-Mail zuzusenden. Hierfür müssen wir gemäß § 7 Abs. 3 UWG keine gesonderte Einwilligung von Ihnen einholen. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit allein auf Basis unseres berechtigten Interesses an personalisierter Direktwerbung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Haben Sie der Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu diesem Zweck anfänglich widersprochen, findet ein Mailversand unsererseits nicht statt. Sie sind berechtigt, der Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu dem vorbezeichneten Werbezweck jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine Mitteilung an den zu Beginn genannten Verantwortlichen zu widersprechen. Hierfür fallen für Sie lediglich Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird die Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu Werbezwecken unverzüglich eingestellt.

10.2 Werbenewsletter

Auf unseren Internetseiten wird Ihnen evtl. die Möglichkeit eingeräumt, den Newsletter unseres Unternehmens oder anderweitiger Services zu abonnieren. Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung des Newsletters an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske.

Wir informieren unsere Kunden und Geschäftspartner in regelmäßigen Abständen im Wege eines Newsletters über unsere Angebote. Der Newsletter unseres Unternehmens kann von Ihnen grundsätzlich nur dann empfangen werden, wenn

  • Sie über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen und
  • Sie sich für den Newsletterversand registriert haben.

An die von Ihnen erstmalig für den Newsletterversand eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-in-Verfahren versendet. Diese Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob Sie als Inhaber der E-Mail-Adresse den Empfang des Newsletters autorisiert haben.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die von Ihrem Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von Ihnen zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten IT-Systems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch Ihrer E-Mail-Adresse zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb unserer rechtlichen Absicherung.

Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte. Das Abonnement unseres Newsletters kann durch Sie jederzeit gekündigt werden. Die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die Sie uns für den Newsletterversand erteilt haben, kann jederzeit widerrufen werden. Zum Zwecke des Widerrufs besteht jederzeit die Möglichkeit, uns dies auf eine beliebige Art und Weise mitzuteilen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zwecke des Newsletterversands ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10.3 Newslettertracking

Unsere Newsletter enthalten sogenannte Zählpixel. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen. Dadurch kann eine statistische Auswertung des Erfolges oder Misserfolges von Online-Marketing-Kampagnen durchgeführt werden. Anhand des eingebetteten Zählpixels kann die Firma erkennen, ob und wann eine E-Mail von Ihnen geöffnet wurde und welche in der E-Mail befindlichen Links von Ihnen aufgerufen wurden.

Solche über die in den Newslettern enthaltenen Zählpixel erhobenen personenbezogenen Daten werden von uns gespeichert und ausgewertet, um den Newsletterversand zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser Ihren Interessen anzupassen. Diese personenbezogenen Daten werden nicht an eigenständig für fremde Zwecke handelnde Dritte weitergegeben. Betroffene Personen sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-in-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung zu widerrufen. Nach einem Widerruf werden diese personenbezogenen Daten von uns gelöscht. Eine Abmeldung vom Erhalt des Newsletters deuten wir automatisch als Widerruf.

Eine solche Auswertung erfolgt nur, wenn Sie hierzu gesondert eingewilligt haben. Rechtsgrundlage für das Speichern oder Auslesen von Informationen in Ihrer Endeinrichtung ist § 25 Abs. 1 TDDDG; Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10.4 Automatisierte Benachrichtigungen

Soweit Sie sich bei OPTICON.SITE registriert haben, können wir automatisierte Emails an Sie versenden. Hierbei handelt sich nicht um Newsletter, sondern um Nachrichten, die im Rahmen der Vertragserfüllung zur Nutzung von OPTICON-SITE erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist hier ausschließlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie haben die Möglichkeit, den Erhalt von automatisierten Nachrichten in Ihrem Benutzerkonto bei OPTICON.SITE einzustellen; eine vollständige Abmeldung von allen automatisierten Benachrichtigungen ist jedoch nicht möglich, da ein Teil dieser zur Vertragserfüllung unbedingt erforderlich ist.

10.5 Eingesetzter E-Mail-Versanddienst

Für automatisierte Plattformbenachrichtigungen und - soweit zulässig - Newsletter setzen wir einen vertraglich gebundenen E-Mail-Versanddienstleister ein. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Versandinhalt, Zustellstatus sowie technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden.

Transaktions- und Systemnachrichten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO versendet, soweit sie zur Vertragsdurchführung, zur sicheren Plattformnutzung oder zur Information über wesentliche Änderungen erforderlich sind. Werbliche Newsletter werden nur auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder - soweit die Voraussetzungen vorliegen - nach § 7 Abs. 3 UWG versendet. Der Dienstleister ist gemäß Art. 28 DSGVO gebunden. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitungsorte und etwaiger Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

11. Unsere Aktivitäten in sozialen Netzwerken

Damit wir auch in sozialen Netzwerken mit Ihnen kommunizieren und über unsere Leistungen informieren können, sind wir dort mit eigenen Seiten vertreten. Wenn Sie eine unserer Social Media Seiten besuchen, sind wir hinsichtlich der dadurch ausgelösten Verarbeitungsvorgänge, welche personenbezogene Daten betreffen, mit dem Anbieter der jeweiligen Social-Media-Plattform gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Wir sind dabei nicht der originäre Anbieter dieser Seiten, sondern nutzen diese lediglich im Rahmen der uns gebotenen Möglichkeiten der jeweiligen Anbieter.

Daher weisen wir vorsorglich darauf hin, dass Ihre Daten möglicherweise auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes verarbeitet werden. Eine Nutzung kann daher Datenschutzrisiken für Sie haben, da die Wahrung Ihrer Rechte z.B. auf Auskunft, Löschung, Widerspruch, etc. erschwert sein kann und die Verarbeitung in den sozialen Netzwerken häufig direkt zu Werbezwecken oder zur Analyse des Nutzerverhaltens durch die Anbieter erfolgt, ohne dass dies durch uns beeinflusst werden kann. Werden durch den Anbieter Nutzungsprofile angelegt, werden dabei häufig Cookies eingesetzt bzw. das Nutzungsverhalten direkt Ihrem eigenen Mitgliedprofil der sozialen Netzwerke zugeordnet (sofern Sie hier eingeloggt sind).

Die beschriebenen Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses und des berechtigten Interesses des jeweiligen Anbieters, um mit Ihnen in einer zeitgemäßen Art und Weise kommunizieren bzw. Sie über unsere Leistungen informieren zu können. Müssen Sie bei den jeweiligen Anbietern eine Einwilligung zur Datenverarbeitung als Nutzer abgeben, bezieht sich die Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO.

Da wir keine Zugriffe auf die Datenbestände der Anbieter haben, weisen wir darauf hin, dass Sie Ihre Rechte (z.B. auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, etc.) am besten direkt bei dem jeweiligen Anbieter gelten machen. Weiterführende Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten in den sozialen Netzwerken und der Möglichkeit von Ihrem Widerspruchs- bzw. Widerrufsrecht (sog. Opt-Out) gebrauch zu machen, haben wir nachfolgend bei dem jeweiligen von uns eingesetzten Anbieter sozialer Netzwerke aufgeführt:

11.1 Facebook

(Mit-) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in Europa:

Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland

Datenschutzerklärung (Datenrichtlinie):

https://www.facebook.com/about/privacy

Opt-Out und Werbeeinstellungen:

https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen

11.2 LinkedIn

(Mit-) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in Europa:

LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland

Datenschutzerklärung:

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Opt-Out und Werbeeinstellungen:

https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out

11.3 YouTube

(Mit-) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in Europa:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Datenschutzerklärung:

https://policies.google.com/privacy

Opt-Out und Werbeeinstellungen:

https://adssettings.google.com/authenticated

Google gewährleistet den Datenschutz auf dem von der DSGVO geforderten Niveau durch die Akzeptanz der EU-Standardvertragsklauseln in den bereitgestellten AV-Verträgen.

11.4 XING

(Mit-) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in Deutschland:

XING AG, Dammtorstraße 29-32, 20354 Hamburg, Deutschland

Datenschutzerklärung:

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

Auskunftsanfragen für XING Mitglieder:

https://www.xing.com/settings/privacy/data/disclosure

12. Webanalyse

12.1 Matomo

Wir haben in unserem Softwareprodukt OPTICON.SITE die Komponente Matomo des Anbieters InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland, integriert. Matomo ist ein Softwaretool zur Webanalyse, also zur Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern auf OPTICON.SITE. Es werden dabei unter anderem Daten darüber erfasst, von welcher Internetseite eine betroffene Person zu OPTICON.SITE gelangt ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten von OPTICON.SITE zugegriffen wird und wie oft bzw. wie lange eine Unterseite betrachtet wird. Dies dient der Optimierung von OPTICON.SITE und kann auch zur Kosten-Nutzen-Analyse von Internetwerbung eingesetzt werden.

Die Software wird auf dem Server des für die Verarbeitung Verantwortlichen betrieben, die datenschutzrechtlich sensiblen Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert.

Matomo setzt ein Cookie auf Ihrem IT-System. Mit der Setzung des Cookies wird uns eine Analyse der Benutzung von OPTICON.SITE ermöglicht. Durch jeden Aufruf einer der Einzelseiten von OPTICON.SITE wird der Internetbrowser auf Ihrem IT-System automatisch durch die Matomo-Komponente veranlasst, Daten zum Zwecke der Online-Analyse an unseren Server zu übermitteln. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhalten wir Kenntnis über personenbezogene Daten, wie der IP-Adresse der betroffenen Person, die uns unter anderem dazu dient, die Herkunft der Besucher und Klicks nachzuvollziehen.

Mittels des Cookies werden personenbezogene Informationen, beispielsweise die Zugriffszeit, der Ort, von welchem ein Zugriff ausging und die Häufigkeit der Besuche auf OPTICON.SITE gespeichert. Bei jedem Besuch von OPTICON.SITE werden diese personenbezogenen Daten, einschließlich der IP-Adresse des von Ihnen genutzten Internetanschlusses, an unseren Server übertragen. Diese personenbezogenen Daten werden durch uns gespeichert. Wir geben diese personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter.

Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Internetseiten jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Eine solche Einstellung des genutzten Internetbrowsers würde auch verhindern, dass Matomo ein Cookie auf Ihrem IT-System setzt. Zudem kann ein von Matomo bereits gesetzter Cookie jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden.

Ferner besteht für Sie die Möglichkeit, einer Erfassung der durch Matomo erzeugten, auf eine Nutzung der Internetseiten bezogenen Daten zu widersprechen und eine solche zu verhindern. Hierzu müssen Sie ein Opt-out-Cookie setzen. Wird dieses Cookie gelöscht oder das Endgerät bzw. der Browser zurückgesetzt, muss das Opt-out erneut vorgenommen werden.

Die Speicherung oder das Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät sowie die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Matomo können unter https://matomo.org/privacy/ abgerufen werden.

13. Plugins und andere Dienste

13.1 Google Maps

Auf unseren Internetseiten der Homepage und des Softwareprodukts OPTICON.SITE kann es zur Verwendung von Google Maps (API) von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, kommen. Google Maps ist ein Webdienst zur Darstellung von interaktiven (Land-)Karten, um geographische Informationen visuell darzustellen. Über die Nutzung dieses Dienstes kann Ihnen beispielsweise unser Standort angezeigt und eine etwaige Anfahrt erleichtert werden.

Bereits beim Aufrufen derjenigen Unterseiten, in die die Karte von Google Maps eingebunden ist, werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Website (wie z.B. Ihre IP-Adresse) an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich aus Ihrem Google-Benutzerkonto ausloggen. Google speichert Ihre Daten (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) als Nutzungsprofile und wertet diese aus. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an Google richten müssen.

Für etwaige Drittlandübermittlungen gelten die in Ziffer 6 beschriebenen Voraussetzungen und Schutzmechanismen.

Wenn Sie mit der künftigen Übermittlung Ihrer Daten an Google im Rahmen der Nutzung von Google Maps nicht einverstanden sind, besteht auch die Möglichkeit, den Webdienst von Google Maps vollständig zu deaktivieren, indem Sie die Anwendung JavaScript in Ihrem Browser ausschalten. Google Maps und damit auch die Kartenanzeige auf dieser Internetseite kann dann nicht genutzt werden.

Die Einbindung von Google Maps erfolgt, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder daraus ausgelesen und anschließend personenbezogene Daten verarbeitet werden, ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Nutzungsbedingungen von Google können Sie unter https://www.google.de/intl/de/policies/terms/regional.html einsehen, die zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_US/help/terms_maps.html

Ausführliche Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Verwendung von Google Maps finden Sie auf der Internetseite von Google („Google Privacy Policy“): https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

13.2 YouTube (Videos)

Wir haben auf unseren Internetseiten (Homepage und Softwareprodukt OPTICON.SITE) Komponenten von YouTube integriert. YouTube ist ein Internet-Videoportal, das Video-Publishern das kostenlose Einstellen von Videoclips und anderen Nutzern die ebenfalls kostenfreie Betrachtung, Bewertung und Kommentierung dieser ermöglicht. YouTube gestattet die Publikation aller Arten von Videos, weshalb sowohl komplette Film- und Fernsehsendungen als auch Musikvideos, Trailer oder von Nutzern selbst angefertigte Videos über das Internetportal abrufbar sind.

Betreibergesellschaft von YouTube ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Die YouTube, LLC ist eine Tochtergesellschaft von Google.

Durch jeden Aufruf einer der Einzelseiten der Internetseiten, die von uns betrieben werden und auf welchen eine YouTube-Komponente (YouTube-Video) integriert wurde, wird der Internetbrowser auf Ihrem IT-System automatisch durch die jeweilige YouTube-Komponente veranlasst, eine Darstellung der entsprechenden YouTube-Komponente von YouTube herunterzuladen. Weitere Informationen zu YouTube können unter https://www.youtube.com/yt/about/de/ abgerufen werden. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhalten YouTube und Google Kenntnis darüber, welche konkrete Unterseite unserer Internetseite durch Sie besucht wird.

Sofern die betroffene Person gleichzeitig bei YouTube eingeloggt ist, erkennt YouTube mit dem Aufruf einer Unterseite, die ein YouTube-Video enthält, welche konkrete Unterseite unserer Internetseite Sie besuchen. Diese Informationen werden durch YouTube und Google gesammelt und Ihrem YouTube-Account zugeordnet.

YouTube und Google erhalten über die YouTube-Komponente immer dann eine Information darüber, dass Sie unsere Internetseite besucht haben, wenn Sie zum Zeitpunkt des Aufrufs unserer Internetseite gleichzeitig bei YouTube eingeloggt sind; dies findet unabhängig davon statt, ob Sie ein YouTube-Video anklicken oder nicht. Ist eine derartige Übermittlung dieser Informationen an YouTube und Google von Ihnen nicht gewollt, können Sie die Zuordnung zu Ihrem Konto dadurch verhindern, dass Sie sich vor einem Aufruf unserer Internetseite aus Ihrem YouTube-Konto ausloggen.

Die Einbindung von YouTube erfolgt, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder daraus ausgelesen und anschließend personenbezogene Daten verarbeitet werden, ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die von YouTube veröffentlichten Datenschutzbestimmungen, die unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ abrufbar sind, geben Aufschluss über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch YouTube und Google.

13.3 Open Street Map

Wir binden Landkarten des Dienstes „OpenStreetMap“ ein, die auf Grundlage der Open Data Commons Open Database Lizenz (ODbL) durch die OpenStreetMap Foundation (OSMF) angeboten werden.

Bei der Einbindung können insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Nutzungsdaten und – sofern Sie dies freigeben – Standortdaten an den Kartenanbieter bzw. eingebundene Kartenserver übermittelt werden. Die Verarbeitung dient der Darstellung der Kartenfunktion und gegebenenfalls der Zwischenspeicherung gewählter Einstellungen.

Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR kann nicht ausgeschlossen werden. Für etwaige Drittlandübermittlungen gelten die in Ziffer 6 beschriebenen Voraussetzungen und Schutzmechanismen.

Die Einbindung erfolgt, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder daraus ausgelesen und anschließend personenbezogene Daten verarbeitet werden, ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der OSMF unter https://wiki.openstreetmap.org/wiki/Privacy_Policy.

13.4 Atlassian Jira Service Desk

Wir nutzen in unserem Softwareprodukt OPTICON.SITE eine Verlinkung zur Plattform Atlassian Jira Service Management. Datenschutzrechtliche Informationen des Anbieters sind unter https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy abrufbar.

Wenn Sie der Verlinkung folgen oder sich bei Jira Service Management anmelden, wird eine Verbindung zu Atlassian hergestellt. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Zugriffsdaten, Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen in einem Service-Fall eingegebenen Daten verarbeitet werden. Soweit aus OPTICON.SITE heraus ein Service-Fall angelegt oder ergänzt wird, werden nur die hierfür erforderlichen Service- und Supportinformationen übermittelt.

Wir verbessern dadurch den Support und Service aller Nutzer von OPTICON.SITE. Eine Nutzung der Plattform ist nicht verpflichtend und beruht auf Freiwilligkeit. Es besteht jederzeit weiterhin die Möglichkeit uns postalisch, via E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, sowie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer strukturierten, sicheren und nachvollziehbaren Supportbearbeitung. Soweit Atlassian personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, wird der Anbieter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden. Für etwaige Drittlandübermittlungen gelten die Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Für Verarbeitungen im Bereich der gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie Ihre Rechte gegenüber dem jeweiligen Kunden und gegenüber OPTICON.SITE ausüben. Die interne Aufgabenverteilung zwischen den gemeinsam Verantwortlichen beschränkt dieses Recht nicht. OPTICON.SITE koordiniert Anfragen zentral über support@opticon.site und leitet sie, soweit erforderlich, an den betroffenen Kunden weiter.

14.1 Recht auf Bestätigung

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

14.2 Recht auf Auskunft Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten.

14.3 Recht auf Berichtigung Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

14.4 Löschung Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung bzw. Speicherung nicht erforderlich ist.

14.5 Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.

14.6 Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns durch Sie bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde.

Ferner haben Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

14.7 Widerspruch Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder f (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einlegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie gegenüber uns der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Zudem haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei uns zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Ihnen steht es frei, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG, Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

14.8 Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

14.9 Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

15. Speicherung, Löschung, Anonymisierung und Sperrung

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder wirksam anonymisiert. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder ist eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, werden die Daten für andere Zwecke gesperrt. Bei Behördenanfragen, laufenden Verfahren oder vergleichbaren Gründen kann ein dokumentierter Legal Hold erfolgen.

Endet die Verarbeitung für ein Kundenprojekt, werden die projektbezogenen Verknüpfungen und Bereitstellungen nach Maßgabe der vereinbarten Fristen beendet. Soweit identische Stammdaten zugleich in einem getrennten, eigenverantwortlich geführten Datenbestand von OPTICON.SITE gespeichert sind und hierfür eine eigene Rechtsgrundlage besteht, kann dieser Datenbestand fortbestehen; die projektbezogene Nutzbarkeit für den Kunden wird jedoch beendet.

Wirksame Anonymisierung hebt den Personenbezug dauerhaft auf. Anonymisierte oder aggregierte Daten können anschließend insbesondere für Statistik, Systemsicherheit, Fehleranalyse und Produktverbesserung genutzt werden, soweit dies nach den jeweils geltenden vertraglichen Vereinbarungen zulässig ist. Ist danach eine vorherige Zustimmung des Kunden erforderlich, erfolgt die Nutzung erst nach dieser Zustimmung.

16. Speicherdauer

Für den gemeinsam verantworteten projektbezogenen Bereich gelten nach den derzeit vereinbarten Lösch- und Aufbewahrungsregeln insbesondere folgende Regelfristen:

  • projektbezogene Nutzer- und Mitarbeiterstammdaten, operative Zutritts- und Anwesenheitsdaten sowie Legitimations- und Compliance-Daten: grundsätzlich drei Jahre nach Ende der jeweiligen projektbezogenen vertraglichen Leistungserbringung bzw. nach der projektspezifischen Abnahme,
  • Unternehmens-, Präqualifizierungs- und zugehörige Nachweisdaten: grundsätzlich fünf Jahre nach Ende der jeweiligen projektbezogenen vertraglichen Leistungserbringung bzw. nach der projektspezifischen Abnahme,
  • Sicherungskopien: rollierende Überschreibung grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Entfernung aus dem Produktivsystem.

Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen, vertraglich vereinbarte Archivierungszeiträume, vertragliche Rechte auf Datenherausgabe und anschließende Löschung, laufende Verfahren, Behördenanfragen und berechtigte Zwecke der Rechtsverteidigung bleiben unberührt. Eine frühere Entkopplung von einem Kundenprojekt kann die projektbezogene Sichtbarkeit und Nutzbarkeit bereits vor Ablauf einer allgemeinen Aufbewahrungsfrist beenden.

17. Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Stand der Information: 11.08.2026.

Die in Ziffer 7.3 dargestellte Rollenverteilung bildet die für projektbezogene Verarbeitungen auf Grundlage der neuen Vereinbarungen nach Art. 26 DSGVO seit dem 07.05.2026 maßgebliche Verantwortungsstruktur ab, soweit die jeweilige Kundenvereinbarung diesen Geltungsbeginn vorsieht. Die zentrale Plattform-Datenschutzerklärung wurde am 11.08.2026 entsprechend aktualisiert.

Durch die Weiterentwicklung unserer Internetseiten und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher, vertraglicher, technischer oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann auf der Website unter https://web.opticon.site/datenschutz/ bzw. in OPTICON.SITE unter https://de.opticon.site/datapolicy/ abgerufen und ausgedruckt werden.